Migration hin zu einer modernen Infrastruktur

Microsoft Teams als Zentrale der Zusammenarbeit

Immer mehr Unternehmen entdecken die Möglichkeiten, Unternehmensprozesse in MS Teams abzubilden, Daten zentral abzulegen und eine Migration von Altdaten auf eine neue, moderne Infrastruktur mit Microsoft 365, SharePoint und Teams als zentrale Elemente durchzuführen.

Wurde Teams in der aktuellen Krise vor allem als Kollaborations- und Videokonferenzlösung schnell und unbürokratisch eingekauft sowie bereitgestellt, gilt es nun, das volle Potential zu erschließen.

Ziel unseres Ansatzes ist es, getätigte Investitionen wertvoller zu machen, diese Potentiale zu identifizieren und zu nutzen sowie die Effizienz zu erhöhen. Wenn die Unternehmensprozesse in Teams abgebildet sind und die IT-Infrastruktur in SharePoint Online/Teams angelegt werden, ergeben sich viele Vorteile (Schneller Zugriff, einheitliche Rechtevergabe, intelligente Suche, einheitliche Oberfläche und Bedienung).

Folgende Schritte sind dazu nötig:

1. Planung
2. Zuständigkeiten benennen
3. Bewertung und Korrektur
4. Bereiten Sie Ihre Teams/SharePoint-Umgebung vor
5. Nomenklatur / Leitfaden entwickeln
6. Eigentliche Migration
7. Onboarding der Pilot User
8. Finetuning
9. Schulung und Roll out an alle User
10. Konstante Weiterentwicklung

1. Planung

Bevor Sie mit der Migration beginnen, wird eine neue, moderne und zukunftsweisende Zielumgebung geplant, indem eine Bewertung aktuellen Quellumgebung vorgenommen wird.

Planen Sie dabei auch Ihre Bemühungen beim Benutzer-Onboarding, um Ihre Benutzer auf Veränderungen und deren Auswirkungen vorzubereiten.

2. Zuständigkeiten benennen

Durch das Festlegen von Zuständigkeiten, wer welche Datenbestände sichtet und migriert, wird verhindert, dass Lücken entstehen und Daten nicht migriert werden.

Die Zuordnung von Ausgangsdaten zu der Zielumgebung in Teams

• Eine Migration ist der beste Zeitpunkt, bestehende Daten zu bewerten. Ermitteln Sie, ob der Inhalt redundant, veraltet oder noch relevant ist.
• Legen Sie Berechtigungen fest, sodass die IT Lese-/Schreibzugriff von der Quelle auf das Ziel hat.

3. Bewertung und Korrektur Ihrer Inhalte

Bevor Sie mit der Migration beginnen, ist es wichtig, dass Sie eine Analyse Ihrer aktuellen Umgebung durchführen. Nur Sie kennen Ihre Daten und wissen, wer diese wie verwendet.

Eine erste Bewertung kann mit dem Arbeiten mit den Benutzern in zwei Hauptbereichen beginnen:

• Automatisches Identifizieren von älteren Inhalten
• Ermitteln Sie manuell, ob der Inhalt veraltet oder redundant ist und gelöscht werden kann.

4. Bereiten Sie Ihre Teams/SharePoint-Umgebung vor

Wenn Ihre neue, moderne und zukunftsweisende Zielumgebung entworfen ist, legen Sie die einzelnen Teams (Abteilungen, Projekte, übergreifende Teams, Sonderaufgaben, etc.) an.

Legen Sie auch Kanäle in den Teams an, die die Aufgaben widerspiegelt, dies die jeweiligen Teams erfüllen sollen.

5. Nomenklatur / Leitfaden entwickeln

Nun ist der richtige Zeitpunkt, sich Gedanken zu machen, wie das zukünftige Zielsystem wächst und gedeiht. Nutzer werden neue Teams, Kanäle, etc. anlegen. Entwickeln Sie Regeln, ob und wie Erweiterungen in den bestehenden Bereichen möglich sind.

Wir empfehlen, nicht zu restriktiv hier zu sein, warnen aber auch vor unkontrolliertem Wildwuchs. Nutzer sollen ermutigt werden, aktiv mit dem neuen System zu arbeiten und sich einzubringen. Dabei sollten Ihnen Regeln leicht verständlich nahe gelegt werden, wie sie dies strukturiert angehen können.

6. Migrationsvorgang

Wählen Sie zunächst eine kleine überschaubare Anzahl von Daten für eine Pilotmigration aus. Das Ziel des Pilotprojekts besteht darin, den Prozess zu überprüfen, einschließlich der Leistung, Dauer und möglicher Herausforderungen.

Führen Sie die Pilotmigration aus. Dabei sollte eine inkrementelle Migrationsmethode verwendet werden, bei der die Migration im Hintergrund ohne Auswirkungen auf den Benutzer erfolgt. Sie müssen die Daten aus der Pilotmigration verstehen, um den restlichen Migrationszeitplan zu ermitteln und Änderungen vorzunehmen.

Führen Sie danach die restliche Migration durch. Empfehlenswert ist eine einzige Umstellung für alle alle Daten in einem Durchgang. Auf diese Weise wird verhindert, dass doppelte Kopien von Inhalten entstehen und genutzt werden.

7. Schulung und Onboarding der Pilot User

Führen Sie nun eine kleine Gruppe von engagierten Pilot-Usern in das Zielsystem ein, schulen Sie diese im neuen System und lassen sie sie eine Zeit damit arbeiten.

8. Finetuning

Nutzen Sie das Feedback der Pilot-User um Ihr Zielsystem zu optimieren. Hierbei ist es wichtig, aktiv nach Verbesserungsvorschlägen, Änderungswünschen, etc. zu fragen, um „Stolpersteine“ frühzeitig zu erkennen und zu entfernen.

9. Schulung und Roll out an alle User

Mitarbeiter, die einbezogen und geschult werden, nutzen Tools mehr und besser, die Akzeptanz steigt und damit auch die Möglichkeit, mehr Umsatz zu generieren.

Hilfreiche Schulungsthemen sind:

• VideoConferencing & Chat
• Einführung in Wiki erstellen/Dateien teilen
• Beispielhaft Kanäle einrichten (Struktur und Möglichkeiten erklären)
• Projekt-Teams organisieren (bessere Zusammenarbeit)
• Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg
• Vertriebsarbeit über Teams (Szenarien erklären wie 1:1 Beratung oder 1:few/wenige Marketing & Vertrieb neuer digitaler Kundenkanäle)
• Webinare / Mitarbeitertag / Partnerkonferenz
• Community Building

Natürlich sind die Inhalte der Pilot-User-Schulung (Nomenklatur/Leitfaden) auch hier notwendig

10. Konstante Weiterentwicklung

Sehen Sie die Migration nicht als ein einmaliges Ereignis, sondern als kontinuierlichen Prozess. Führen Sie Strukturen ein, dass User weiterhin Feedback geben können, ermöglichen Sie Verbesserungsvorschläge und schaffen Sie Rahmenbedingungen, in denen sich die Mitarbeiter entfalten können.

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